6 неочевидных задач гендиректора
Бизнес-коммуникации в компании правильнее всего регламентировать. Однако работать они будут, если правила или стандарты будут исходить от генерального директора компании. Кроме него никто не может это качественно транслировать сотрудникам. И это означает введение определенных правил.
- Любая встреча должна быть запланирована заранее.
Никто не встречается внезапно. Даже если это руководитель, и ему взбрело в голову встретиться именно сейчас. Все планируется заблаговременно и заносится в календарь. Если у вас нет календаря, то вы не управляете ничем.
- У встречи должна быть повестка.
Т.е. мы встретились не просто так, не обсудить какой-то абстрактный вопрос, а планируем пройтись по пунктам и намерены обсудить по описанию встречи в календаре определенные вопросы. Например:
Пункт 1. Что делать в ситуации, когда вот это. Можем ли предпринять такие и такие варианты. Обсуждаем варианты.
Пункт 2. Что делать в ситуации такой-то. Какие меры необходимы, чтобы ее избежать.
И так далее, но очень конкретно. При этом мы не встречаемся, чтобы обсуждать маркетинг, потому что маркетинг можно обсуждать миллион лет. Мы не обсуждаем проблемы или насущные вопросы. Это абстрактно. Мы пишем конкретно, что и именно и почему мы обсуждаем.
- Во время встречи кто-то обязательно ведет протокол.
Нужно фиксировать то, о чем на встрече договорились. Кто, что делает, какой дедлайн. Обязательно эти договоренности после встречи высылаются всем участникам. Если компания продвинутая, то все это заносится еще и в таск-менеджер, чтобы отслеживать задачи.
Без этих 3 пунктов планерки и встречи обо всем на 2-3 часа – это слив времени сотрудников и утечка денег из бюджета, потому что в этот момент компания работает неэффективно. И за это должен отвечать генеральный директор, потому что только он своим примером сможет задать определенный уровень и создать высокую культуру бизнес-коммуникаций внутри компании.
На моей памяти самая длинная оперативка шла 3 часа. О чем – уже не вспомню. ???? А у вас были такие совещания, которые занимали массу времени, а эффекта не давали?
Как сделать внутрикорпоративные встречи эффективными?
В статье про уровни мышления генерального директора (ссылка) я рассказал, какие показатели важно держать в зоне внимания. А сегодня хочу поделиться неочевидными, но важными бизнес-задачами генерального директора.
Время чтения статьи: 5 минут.
Для начала напомню, что генеральный директор является своего рода гарантом.
Внутренним – для сотрудников.
Он как капитан корабля. Если капитан спокоен, не бегает из угла в угол, то он несет мета-сообщение всем сотрудникам, что с компанией все в порядке. И даже в период бури он должен оставаться в адеквате, спокойствии и заряжать этим всю команду. Если вокруг хаос, он должен делать вид, что это хаос управляемый. Иначе команда разбежится в страхе.
Поддерживать роль внутреннего гаранта можно, например, так:
1. Публиковать фото и информацию о директоре.
В больших компаниях хорошо работает история с фотографиями. Это могут быть корпоративный сайт, газета, журнал, стенды. Суть в том, чтобы даже простой работяга, который трудится на станке, знал, кто директор и как он выглядит.
2. Публиковать новости от имени директора.
Важно, чтобы все сотрудники знали, что директор есть и он работает. Новости от лица директора дают понимание, что компанией кто-то управляет, стратегии, политики, приказы разрабатывает, руководит бизнесом. Это сигналом, что компания на плаву и развивается.
3. Создать систему обратной связи.
Хорошо, когда есть какая-то связь между обычным работягой и генеральным директором. Можно сделать форму анонимной обратной связи, форму для выдвижения идей, вопросы на ответы через сайт и т.п.
4. Запустить систему рандом-кофе с директором.
Специальный алгоритм выбирает из случайных сотрудников, которые, идут пить кофе с директором. Рандомный выбор напарника работает хорошо, потому что позволяет сотрудникам в неформальной обстановке пообщаться с первым лицом компании, увидеть, что генеральный директор – это живой человек, а директору помогает лучше узнать, что происходит на разных уровнях организации.
Теперь посмотрим на директора как внешнего гаранта. Эта роль помогает формировать и транслировать бренд компании.
Что здесь работает:
1. Официальные выступления.
Генеральный директор должен периодически выступать с официальным сообщением как ко всей компании, так и от ее лица. Это позволяет демонстрировать ценности компании, заявлять о ее позициях как сотрудникам, так и внешнему рынку.
2. Наблюдение за конкурентами.
По-хорошему, нужно встретиться с конкурентами напрямую, пообщаться, познакомиться, обсудить какие-то моменты. Это поможет понять, чем они отличаются, нащупать моменты, в которых компании не конкурируют. Возможно, конкуренты хотят оказывать какие-то услуги, а ваша компания не хочет их оказывать, и вы можете отдать клиентов, которые вам неинтересны.
Что еще я считаю важным.
Генеральному директору стоит периодически слушать входящие на горячую линию звонки.
Учитывая, что обычно он общается только с узким кругом топ-менеджеров, часть информации до него просто не доходит. Прослушка звонков позволит понять:
- что происходит в момент взаимодействия с клиентом,
- кто звонит, с каким вопросом, сколько он ждет,
- как с ним общаются, какие вопросы он задает,
- что ему интересно, что ему не нравится/нравится,
- как долго его перебрасывают операторы, чтобы дать ответ на запрос.
Генеральный директор как вождь – он больше занимается внутриполитическими направлениями в компании.
Сотрудники не должны полагаться на то, что он будет им помогать что-то делать. Его отличает достаточно далёкий горизонт планирования дел - на 3-5 лет вперед. Он отвечает за стратегическое развитие компании, проектов и берет на себя ответственность за них. При этом, он занимается скорее контролем, чем реализацией.
Генеральному директору важно следить за качеством коммуникаций внутри компании.
Именно качество коммуникаций определяет скорость принятия решения в организации. Представьте, что работает команда в 150 человек. Все они встречаются, что-то обсуждают, делают. Но именно генеральный директор своим примером должен показывать, что любая бизнес-коммуникация должна быть эффективной.
О правилах бизнес-встреч внутри компании будет отдельная статья. Так что не пропустите.
А в комментариях буду рад мыслям по поводу других неочевидных задач гендиректора.
