Как построить организационную структуру компании? 7 базовых принципов
Многие компании когда-нибудь сталкиваются с проблемой, касающейся построения организационной структуры. Если штат фирмы насчитывает не более 5-15 человек, работающих в одном месте, к примеру, в офисе, причем люди хорошо знают друг друга, то вопрос можно решить довольно легко. Если же компания растет, а понятной организационной структуры нет, сотрудники:
Владелец или руководитель компании часто не понимает, почему ему приходится отвечать на нелепые вопросы подчиненных. В связи с этим ему зачастую приходится решать все проблемы.
Составить организационную структуру за несколько минут, разумеется, нельзя. Это весьма трудоемкий процесс. В данной статье будут изложены семь принципов разработки оргструктуры, благодаря которым можно избежать самых распространенных ошибок.
1. Следует дать понять, кто хозяин в доме
Необходимо, чтобы сотрудники понимали, кто глава фирмы. Следует прямо в организационной структуре показать отдельными квадратами.
Нередко бывает несколько владельцев. Надо, чтобы вся команда понимала, кто является владельцем фирмы – группа лиц, один человек или какая-либо компания или организация.
2. Надо определить значения символов
Необходимо четкое соблюдение принципа построения оргструктуры. Выглядеть она должна именно как структура, то есть квадратики со стрелками. Квадратиками следует обозначать или только отделы, или должности с фамилиями, именами и отчествами людей, занимающими эти должности. Не надо, чтобы обозначающими отделы квадратиками обозначались также и сотрудники. Мухи – отдельно, котлеты – отдельно. Стрелки не должны быть простыми линиями, а иметь направления. Стоит помнить, что в первую очередь вами создается организационная структура для персонала, а потом для себя. Если для вас что-то является очевидным, то для рядовых сотрудников это может быть не совсем очевидно.
3. Надо показать связи
Организационная структура показывает не коммуникационные связи, а связи подчинения. Вы не сможете показать все коммуникации в компании. Однако это не значит, что специалист отдела закупок не должен общаться, к примеру, с главным бухгалтером. Если между ними нет стрелочки, это означает, что специалист по закупкам не находится в прямом подчинении у главного бухгалтера.
4. Следует отобразить ответственных лиц
Следует реализовать принцип единоначалия. Один блок имеет одного ответственного. Необходимо, чтобы директор понимал, кто именно является ответственным за определенный блок.
5. Нужно проставит грейды
Нужно показать уровни персонала или грейды. Уровней бывает сколько угодно, важно, чтобы персонал понимал:
Задачей организационной структуры является наведение порядка в головах сотрудников, поскольку очень большое количество никому не нужных коммуникаций случается тогда, когда сотрудники не знают зону своей ответственности и зону ответственности коллег по коммуникациям.
6. Следует называть должности единообразно
Нужно, чтобы у руководителей отделов и подразделений были единообразные названия. То есть, не может быть департамента маркетинга и отдела закупок, если эти подразделения являются равнозначными. Оба этих подразделения должны называться или отделами, или департаментами. Если названия единообразные, то понимание структуры упрощается.
7. Подберите должностям точные названия
Вы не сможете назвать должность сотрудника таким образом, чтобы она в полной отражала его функции. Менеджер по персоналу, например, выполняет разные задачи, указанные в его должностной инструкции. Однако его не стоит называть hr менеджером, поскольку это название является общим. Название должности должно понятно и просто говорить об обязанностях и ответственности человека.
Вместо заключения
Организационную структуру обычно заказывает хозяин компании или его директор. Но для них ее делают в меньшей степени. Больше она необходима простым сотрудникам. Менеджеру отдела закупок гораздо важнее знать, к кому следует идти, чтобы решить конкретный вопрос, нежели директору компании. Организационную структуру формируют для всей команды.
Очень важно, чтобы все имели доступ к ней, у всех была возможность обратиться к ней. Хотя, если ваш штат составляет 300 сотрудников, нужно иметь необыкновенное рвение, чтобы рассмотреть все 300 квадратиков. В этом случае оргструктуру можно сделать более упрощённой. По грейдам, департаментам и уровням ее нужно довести до каждого. Не путайте организационную структуру со штатным расписанием, которое содержит должности сотрудников и их зарплаты. Штатное расписание – это бухгалтерский документ.
Об этом, а также об инструментах менеджмента и управления маркетингом я рассказываю на своём Youtube-канале и в Телеграм.
- Не всегда могут понять, как и с кем решать возникающие вопросы;
- Не знают, как растет компания и растет ли она вообще;
- Передают друг другу задачи, не относящиеся к зоне их ответственности;
- Часто привлекают руководство к решению рутинных вопросов.
Владелец или руководитель компании часто не понимает, почему ему приходится отвечать на нелепые вопросы подчиненных. В связи с этим ему зачастую приходится решать все проблемы.
Составить организационную структуру за несколько минут, разумеется, нельзя. Это весьма трудоемкий процесс. В данной статье будут изложены семь принципов разработки оргструктуры, благодаря которым можно избежать самых распространенных ошибок.
1. Следует дать понять, кто хозяин в доме
Необходимо, чтобы сотрудники понимали, кто глава фирмы. Следует прямо в организационной структуре показать отдельными квадратами.
- Кто генеральный директор фирмы;
- Кто владелец бизнеса.
Нередко бывает несколько владельцев. Надо, чтобы вся команда понимала, кто является владельцем фирмы – группа лиц, один человек или какая-либо компания или организация.
2. Надо определить значения символов
Необходимо четкое соблюдение принципа построения оргструктуры. Выглядеть она должна именно как структура, то есть квадратики со стрелками. Квадратиками следует обозначать или только отделы, или должности с фамилиями, именами и отчествами людей, занимающими эти должности. Не надо, чтобы обозначающими отделы квадратиками обозначались также и сотрудники. Мухи – отдельно, котлеты – отдельно. Стрелки не должны быть простыми линиями, а иметь направления. Стоит помнить, что в первую очередь вами создается организационная структура для персонала, а потом для себя. Если для вас что-то является очевидным, то для рядовых сотрудников это может быть не совсем очевидно.
3. Надо показать связи
Организационная структура показывает не коммуникационные связи, а связи подчинения. Вы не сможете показать все коммуникации в компании. Однако это не значит, что специалист отдела закупок не должен общаться, к примеру, с главным бухгалтером. Если между ними нет стрелочки, это означает, что специалист по закупкам не находится в прямом подчинении у главного бухгалтера.
4. Следует отобразить ответственных лиц
Следует реализовать принцип единоначалия. Один блок имеет одного ответственного. Необходимо, чтобы директор понимал, кто именно является ответственным за определенный блок.
5. Нужно проставит грейды
Нужно показать уровни персонала или грейды. Уровней бывает сколько угодно, важно, чтобы персонал понимал:
- Какую ступень в иерархии он занимает;
- На какой ступени стоит его коллега.
Задачей организационной структуры является наведение порядка в головах сотрудников, поскольку очень большое количество никому не нужных коммуникаций случается тогда, когда сотрудники не знают зону своей ответственности и зону ответственности коллег по коммуникациям.
6. Следует называть должности единообразно
Нужно, чтобы у руководителей отделов и подразделений были единообразные названия. То есть, не может быть департамента маркетинга и отдела закупок, если эти подразделения являются равнозначными. Оба этих подразделения должны называться или отделами, или департаментами. Если названия единообразные, то понимание структуры упрощается.
7. Подберите должностям точные названия
Вы не сможете назвать должность сотрудника таким образом, чтобы она в полной отражала его функции. Менеджер по персоналу, например, выполняет разные задачи, указанные в его должностной инструкции. Однако его не стоит называть hr менеджером, поскольку это название является общим. Название должности должно понятно и просто говорить об обязанностях и ответственности человека.
Вместо заключения
Организационную структуру обычно заказывает хозяин компании или его директор. Но для них ее делают в меньшей степени. Больше она необходима простым сотрудникам. Менеджеру отдела закупок гораздо важнее знать, к кому следует идти, чтобы решить конкретный вопрос, нежели директору компании. Организационную структуру формируют для всей команды.
Очень важно, чтобы все имели доступ к ней, у всех была возможность обратиться к ней. Хотя, если ваш штат составляет 300 сотрудников, нужно иметь необыкновенное рвение, чтобы рассмотреть все 300 квадратиков. В этом случае оргструктуру можно сделать более упрощённой. По грейдам, департаментам и уровням ее нужно довести до каждого. Не путайте организационную структуру со штатным расписанием, которое содержит должности сотрудников и их зарплаты. Штатное расписание – это бухгалтерский документ.
Об этом, а также об инструментах менеджмента и управления маркетингом я рассказываю на своём Youtube-канале и в Телеграм.